Co do Krakowa, to niestety ja nic nie doradzę. Natomiast, jakby ktoś z was planował taką konferencję przeprowadzić przykładowo we Wrocławiu, to tutaj możecie postawić na hotel Europejski
https://europejskiwroclaw.pl/konferencje/ . Jest to świetne miejsce, gdzie nic wam nie zabraknie, a sale macie świetnie przygotowane do tego typu spotkań.